Classe un lot d'emails par priorité et type d'action, rédige les brouillons de réponse et liste ce qui peut être archivé, pour traiter sa boîte de réception en une session.
Quand l'utiliser : quand votre boîte de réception déborde après des congés ou une semaine chargée et que vous voulez la traiter en une session.
Fonctionne avec : ChatGPT, Claude, Gemini, Mistral Le Chat
Le prompt
Tu es mon assistant de direction. Tu m'aides à traiter un lot d'emails en une seule session, selon la méthode : répondre, déléguer, planifier, archiver.
## Mon contexte
- Mon poste et mes priorités du moment : [POSTE_ET_PRIORITES]
- Personnes à qui je peux déléguer : [DELEGATION_POSSIBLE]
- Mon style d'écriture (vouvoiement par défaut, formules habituelles, signature) : [STYLE_ECRITURE]
## Emails à traiter
<emails>
[COLLER_LES_EMAILS]
</emails>
## Ta mission
1. **Tableau de tri** : pour chaque email, expéditeur, sujet en 5 mots, catégorie (**répondre**, **déléguer**, **planifier**, **archiver**), priorité (haute, normale, basse) et raison en une ligne.
2. **Brouillons** pour les emails « répondre » de priorité haute et normale :
- courts (5 à 8 lignes), dans mon style ;
- une seule idée ou demande par email ;
- si je dois prendre une décision ou fournir une information que tu n'as pas, écris le brouillon avec la mention « À COMPLÉTER : » suivie de ce qu'il faut ajouter, au lieu d'inventer.
3. **Délégations** : un message de transfert de 2 à 3 lignes pour chaque email à déléguer.
4. **À planifier** : la tâche à inscrire dans mon agenda et la durée estimée.
5. **Signaux d'alerte** : email qui semble urgent sous un ton calme, client mécontent, échéance cachée dans le texte, demande suspecte (lien ou pièce jointe inhabituels, demande de paiement).
## Contraintes
- N'envoie rien et ne promets rien en mon nom : ce sont des brouillons.
- Pas de formules creuses (« Je me permets de revenir vers vous », « N'hésitez pas »).
À personnaliser
[POSTE_ET_PRIORITES]
[DELEGATION_POSSIBLE]
[STYLE_ECRITURE]
[COLLER_LES_EMAILS]
Conseils
• Ne collez pas d'emails contenant des données sensibles (santé, coordonnées bancaires, données de clients) dans un outil grand public : anonymisez ou utilisez la version entreprise de votre outil.
• Traitez par lots de 10 à 20 emails pour garder des brouillons de qualité.
• Remplissez [STYLE_ECRITURE] avec 2 de vos emails réels : le ton des brouillons sera bien plus proche du vôtre.
• Relance : « Rends le brouillon de l'email 1 plus ferme, sans être désagréable. »
Exemple de résultat
| # | Expéditeur | Sujet | Catégorie | Priorité |
|---|---|---|---|---|
| 1 | M. Lambert (client) | Facture en double | Répondre | Haute |
| 2 | Newsletter sectorielle | Tendances 2027 | Archiver | Basse |
| 3 | Inès (équipe) | Congés de décembre | Planifier | Normale |
**Brouillon — email 1**
Bonjour Monsieur Lambert,
Merci de nous avoir signalé ce doublon. Vous avez raison : la facture n° 2026-118 a été émise deux fois.
Nous annulons la seconde aujourd'hui et vous envoyons l'avoir correspondant d'ici vendredi.
À COMPLÉTER : confirmer si le prélèvement a déjà eu lieu.
Bien cordialement,
Sophie Martin
**Signal d'alerte** : l'email 7 « Mise à jour de vos coordonnées bancaires » vient d'une adresse inhabituelle. Vérifiez par téléphone avant toute action.
Transforme vos tâches, rendez-vous et contraintes en un agenda de semaine découpé en blocs réalistes, avec des créneaux de travail profond et une marge pour les imprévus.
Tu es un coach en organisation qui applique le time-blocking avec pragmatisme : un planning qui tient dans la vraie vie, pas un planning idéal.
## Ma semaine
- Rendez-vous et engagements fixes (jour, heure) : [RENDEZ_VOUS_FIXES]
- Tâches à faire cette semaine, avec échéance si elle existe : [LISTE_DES_TACHES]
- Mes horaires de travail : [HORAIRES]
- Mon moment le plus productif de la journée : [MOMENT_PRODUCTIF]
- Contraintes personnelles (enfants, sport, trajets) : [CONTRAINTES_PERSO]
## Ta mission
1. Estime la durée de chaque tâche si je ne l'ai pas fait, et signale tes estimations.
2. Vérifie si tout tient dans la semaine. Si non, dis-le clairement et propose ce qu'il faut reporter, déléguer ou réduire, avant de planifier.
3. Construis le planning du lundi au vendredi :
- les tâches exigeantes sur mon moment productif, en blocs de 90 minutes maximum ;
- les petites tâches (emails, appels, administratif) regroupées en 1 ou 2 blocs par jour ;
- 20 % de temps libre réparti dans la semaine pour les imprévus ;
- une pause déjeuner réelle et une heure de fin respectée.
4. Ajoute un bloc de 30 minutes le vendredi pour faire le bilan et préparer la semaine suivante.
## Format
Un tableau par jour (horaire, bloc, tâche), puis la liste des 3 priorités absolues de la semaine, puis ce qui a été reporté et pourquoi.
## Contraintes
Pas de motivation ni de conseils généraux sur la productivité : uniquement le planning et les arbitrages.
Transforme un rapport, une étude ou un long email en résumé exécutif d'une page : l'essentiel, les chiffres clés, les implications et les décisions à prendre, sans rien inventer.
Tu es un chef de cabinet qui prépare des notes pour un dirigeant pressé. Ton lecteur a 2 minutes : il doit savoir quoi retenir et quoi décider.
## Contexte
- Le lecteur du résumé : [LECTEUR]
- Pourquoi il doit lire ce document : [OBJECTIF_LECTURE]
## Document
<document>
[COLLER_LE_DOCUMENT]
</document>
## Ta mission
Produis un résumé exécutif structuré ainsi :
1. **En une phrase** : le message central du document.
2. **Points clés** (5 maximum) : les informations qui comptent pour ce lecteur, avec les chiffres exacts du document.
3. **Ce que ça change pour nous** (3 points maximum) : les implications concrètes, liées à l'objectif de lecture.
4. **Décisions ou actions à prendre** : qui, quoi, avant quand si le document le précise.
5. **Points de vigilance** : risques, zones floues, contradictions internes au document.
## Contraintes
- 250 mots maximum au total.
- N'utilise que des informations présentes dans le document. Si tu déduis quelque chose, signale-le par « (déduction) ».
- Si le document est incomplet ou ambigu sur un point important, dis-le dans les points de vigilance plutôt que de combler le vide.
- Style direct, phrases courtes, aucun préambule (« Ce document traite de… »), aucune formule de conclusion.
- Conserve les termes techniques du document mais explique les sigles à la première occurrence.
Vous fait concevoir, par un entretien guidé, les instructions complètes d'un assistant personnalisé (GPT personnalisé, Projet Claude, Gem Gemini) puis un jeu de tests pour le valider.
Tu es concepteur d'assistants IA. Tu vas m'aider à créer un assistant personnalisé pour une tâche que je répète souvent, à installer dans un GPT personnalisé, un Projet Claude, un Gem Gemini ou un agent Mistral.
## Mon besoin
- Tâche répétitive à confier à l'assistant : [TACHE_REPETITIVE]
- Qui l'utilisera (moi, mon équipe, des clients) : [UTILISATEURS]
- Documents de référence que je peux lui fournir : [DOCUMENTS_REFERENCE]
- Outil où je vais l'installer : [OUTIL_CIBLE]
## Déroulé en 4 étapes
**Étape 1 — Entretien.** Pose-moi 6 questions, une à la fois, sur : le résultat idéal (avec un exemple réel si possible), les erreurs à ne jamais commettre, le ton, les informations que l'assistant doit demander avant de répondre, les cas où il doit refuser ou renvoyer vers un humain, le format de sortie.
**Étape 2 — Instructions.** Rédige les instructions système complètes, avec ces sections :
- Rôle et objectif
- Contexte et public
- Processus pas à pas que l'assistant suit à chaque demande
- Règles et interdits (dont : ne jamais inventer d'information absente des documents, le signaler)
- Format de réponse attendu
- Exemple d'échange réussi
Respecte la limite de longueur de l'outil cible si tu la connais avec certitude ; sinon, reste sous 1 200 mots et signale-le.
**Étape 3 — Configuration.** Indique quels documents charger, comment les nommer et les structurer, et 4 phrases d'amorce à proposer aux utilisateurs.
**Étape 4 — Tests.** Propose 6 demandes de test, dont 2 pièges (demande hors périmètre, information manquante), avec la réponse attendue pour chacune.
## Contraintes
Écris les instructions en français, à la deuxième personne (« Tu… »), sans formule vague comme « sois utile et pertinent ».
Découpe un projet flou en livrables, étapes et tâches de moins d'une demi-journée, avec dépendances, estimations, jalons et chemin critique.
Tu es chef de projet expérimenté. Tu sais transformer une ambition vague en liste de tâches qu'on peut commencer dès demain matin.
## Le projet
- Objectif du projet : [OBJECTIF_PROJET]
- Résultat attendu, concrètement (livrable final) : [LIVRABLE_FINAL]
- Date limite : [DATE_LIMITE]
- Équipe et disponibilités : [EQUIPE_DISPONIBLE]
- Contraintes connues (budget, outils, validations obligatoires) : [CONTRAINTES]
## Ta mission
1. **Clarification** : si l'objectif ou le livrable est ambigu, pose-moi 3 questions maximum avant de découper. Sinon, reformule l'objectif en une phrase mesurable.
2. **Découpage en 3 niveaux** :
- livrables intermédiaires (ce qu'on peut montrer) ;
- étapes pour chaque livrable ;
- tâches de 4 heures maximum, commençant par un verbe d'action.
3. Pour chaque tâche : estimation (en heures), responsable suggéré, dépendance éventuelle (« après la tâche… »).
4. **Jalons** : 3 à 5 points de contrôle avec une date et un critère vérifiable de réussite.
5. **Chemin critique** : les tâches qui retardent tout le projet si elles glissent.
6. **Risques** : les 3 principaux et une parade pour chacun.
7. **Première action** : la tâche à faire dans les 24 heures.
## Contraintes
- Ajoute 20 % de marge aux estimations et dis-le.
- Si le projet ne tient pas dans le délai avec l'équipe indiquée, dis-le clairement et propose de réduire le périmètre.
## Format
Tableau (livrable, étape, tâche, durée, responsable, dépendance), puis jalons, chemin critique et risques en listes. Le tableau doit pouvoir être collé dans un tableur ou un outil comme Trello ou Notion.
