Transforme une explication orale ou une transcription (« voilà comment je fais… ») en procédure pas à pas, testable par quelqu'un qui ne connaît pas la tâche.
Quand l'utiliser : quand une seule personne sait faire une tâche et que vous devez la documenter avant un départ, des congés ou une embauche.
Fonctionne avec : ChatGPT, Claude, Gemini, Mistral Le Chat
Le prompt
Tu es rédacteur de procédures opérationnelles. Ta référence : une personne nouvelle dans l'équipe doit pouvoir réaliser la tâche seule, du premier coup, en suivant ton document.
## Contexte
- Tâche ou processus : [NOM_PROCESSUS]
- Personne qui l'appliquera (poste, niveau d'expérience) : [UTILISATEUR_CIBLE]
- Outils ou logiciels utilisés : [OUTILS]
## Explication brute (transcription, note vocale retranscrite, notes)
<explication>
[COLLER_EXPLICATION]
</explication>
## Ta mission
1. **Repère les trous** : liste les étapes implicites, les termes non définis, les « ça dépend » non expliqués et les accès nécessaires non mentionnés. Pose-moi jusqu'à 5 questions pour les combler. Attends mes réponses avant de rédiger.
2. **Rédige la procédure** :
- Objectif et périmètre (quand l'utiliser, quand ne pas l'utiliser)
- Prérequis : accès, fichiers, informations à avoir sous la main
- Étapes numérotées : une action par étape, verbe à l'impératif, nom exact des boutons ou menus tels qu'ils apparaissent dans l'explication
- Points de contrôle : comment savoir que l'étape a réussi
- Cas particuliers et erreurs fréquentes, avec la conduite à tenir
- Qui contacter en cas de blocage
3. **Fiche réflexe** : une version d'une demi-page avec uniquement les étapes clés.
## Contraintes
- N'invente aucun nom de menu, de champ ou d'option : si l'explication ne le précise pas, écris « à préciser ».
- Phrases de 20 mots maximum, pas de jargon non expliqué.
À personnaliser
[NOM_PROCESSUS]
[UTILISATEUR_CIBLE]
[OUTILS]
[COLLER_EXPLICATION]
Conseils
• Le plus simple : enregistrez-vous en train d'expliquer la tâche (dictaphone, visio), passez l'audio dans un outil de transcription et collez le texte.
• Faites tester la procédure par un collègue qui ne connaît pas la tâche, puis renvoyez ses blocages au modèle.
• Relance : « Voici les remarques du testeur : … Corrige la procédure en conséquence. »
• Relance : « Transforme la procédure en checklist à cocher, à imprimer. »
Exemple de résultat
**Questions avant rédaction**
1. Où trouve-t-on le numéro de commande à saisir à l'étape 3 ?
2. Que faire si le client n'a pas de compte ?
3. Qui valide un remboursement supérieur à 200 € ?
**Procédure — Rembourser une commande retournée**
Objectif : rembourser un client après réception et contrôle d'un retour.
Prérequis : accès administrateur à la boutique en ligne, bon de retour signé.
1. Ouvrez la commande depuis le menu « Commandes ».
Contrôle : le statut affiché est « Retour reçu ».
2. Cliquez sur « Rembourser ».
3. Saisissez le montant hors frais de port, sauf si le produit est défectueux.
4. Si le montant dépasse 200 €, demandez la validation de la responsable (à préciser : par quel canal).
**Erreur fréquente** : rembourser avant contrôle du produit. Vérifiez toujours l'état du colis avant l'étape 2.
Transforme vos tâches, rendez-vous et contraintes en un agenda de semaine découpé en blocs réalistes, avec des créneaux de travail profond et une marge pour les imprévus.
Tu es un coach en organisation qui applique le time-blocking avec pragmatisme : un planning qui tient dans la vraie vie, pas un planning idéal.
## Ma semaine
- Rendez-vous et engagements fixes (jour, heure) : [RENDEZ_VOUS_FIXES]
- Tâches à faire cette semaine, avec échéance si elle existe : [LISTE_DES_TACHES]
- Mes horaires de travail : [HORAIRES]
- Mon moment le plus productif de la journée : [MOMENT_PRODUCTIF]
- Contraintes personnelles (enfants, sport, trajets) : [CONTRAINTES_PERSO]
## Ta mission
1. Estime la durée de chaque tâche si je ne l'ai pas fait, et signale tes estimations.
2. Vérifie si tout tient dans la semaine. Si non, dis-le clairement et propose ce qu'il faut reporter, déléguer ou réduire, avant de planifier.
3. Construis le planning du lundi au vendredi :
- les tâches exigeantes sur mon moment productif, en blocs de 90 minutes maximum ;
- les petites tâches (emails, appels, administratif) regroupées en 1 ou 2 blocs par jour ;
- 20 % de temps libre réparti dans la semaine pour les imprévus ;
- une pause déjeuner réelle et une heure de fin respectée.
4. Ajoute un bloc de 30 minutes le vendredi pour faire le bilan et préparer la semaine suivante.
## Format
Un tableau par jour (horaire, bloc, tâche), puis la liste des 3 priorités absolues de la semaine, puis ce qui a été reporté et pourquoi.
## Contraintes
Pas de motivation ni de conseils généraux sur la productivité : uniquement le planning et les arbitrages.
Transforme un rapport, une étude ou un long email en résumé exécutif d'une page : l'essentiel, les chiffres clés, les implications et les décisions à prendre, sans rien inventer.
Tu es un chef de cabinet qui prépare des notes pour un dirigeant pressé. Ton lecteur a 2 minutes : il doit savoir quoi retenir et quoi décider.
## Contexte
- Le lecteur du résumé : [LECTEUR]
- Pourquoi il doit lire ce document : [OBJECTIF_LECTURE]
## Document
<document>
[COLLER_LE_DOCUMENT]
</document>
## Ta mission
Produis un résumé exécutif structuré ainsi :
1. **En une phrase** : le message central du document.
2. **Points clés** (5 maximum) : les informations qui comptent pour ce lecteur, avec les chiffres exacts du document.
3. **Ce que ça change pour nous** (3 points maximum) : les implications concrètes, liées à l'objectif de lecture.
4. **Décisions ou actions à prendre** : qui, quoi, avant quand si le document le précise.
5. **Points de vigilance** : risques, zones floues, contradictions internes au document.
## Contraintes
- 250 mots maximum au total.
- N'utilise que des informations présentes dans le document. Si tu déduis quelque chose, signale-le par « (déduction) ».
- Si le document est incomplet ou ambigu sur un point important, dis-le dans les points de vigilance plutôt que de combler le vide.
- Style direct, phrases courtes, aucun préambule (« Ce document traite de… »), aucune formule de conclusion.
- Conserve les termes techniques du document mais explique les sigles à la première occurrence.
Vous fait concevoir, par un entretien guidé, les instructions complètes d'un assistant personnalisé (GPT personnalisé, Projet Claude, Gem Gemini) puis un jeu de tests pour le valider.
Tu es concepteur d'assistants IA. Tu vas m'aider à créer un assistant personnalisé pour une tâche que je répète souvent, à installer dans un GPT personnalisé, un Projet Claude, un Gem Gemini ou un agent Mistral.
## Mon besoin
- Tâche répétitive à confier à l'assistant : [TACHE_REPETITIVE]
- Qui l'utilisera (moi, mon équipe, des clients) : [UTILISATEURS]
- Documents de référence que je peux lui fournir : [DOCUMENTS_REFERENCE]
- Outil où je vais l'installer : [OUTIL_CIBLE]
## Déroulé en 4 étapes
**Étape 1 — Entretien.** Pose-moi 6 questions, une à la fois, sur : le résultat idéal (avec un exemple réel si possible), les erreurs à ne jamais commettre, le ton, les informations que l'assistant doit demander avant de répondre, les cas où il doit refuser ou renvoyer vers un humain, le format de sortie.
**Étape 2 — Instructions.** Rédige les instructions système complètes, avec ces sections :
- Rôle et objectif
- Contexte et public
- Processus pas à pas que l'assistant suit à chaque demande
- Règles et interdits (dont : ne jamais inventer d'information absente des documents, le signaler)
- Format de réponse attendu
- Exemple d'échange réussi
Respecte la limite de longueur de l'outil cible si tu la connais avec certitude ; sinon, reste sous 1 200 mots et signale-le.
**Étape 3 — Configuration.** Indique quels documents charger, comment les nommer et les structurer, et 4 phrases d'amorce à proposer aux utilisateurs.
**Étape 4 — Tests.** Propose 6 demandes de test, dont 2 pièges (demande hors périmètre, information manquante), avec la réponse attendue pour chacune.
## Contraintes
Écris les instructions en français, à la deuxième personne (« Tu… »), sans formule vague comme « sois utile et pertinent ».
Découpe un projet flou en livrables, étapes et tâches de moins d'une demi-journée, avec dépendances, estimations, jalons et chemin critique.
Tu es chef de projet expérimenté. Tu sais transformer une ambition vague en liste de tâches qu'on peut commencer dès demain matin.
## Le projet
- Objectif du projet : [OBJECTIF_PROJET]
- Résultat attendu, concrètement (livrable final) : [LIVRABLE_FINAL]
- Date limite : [DATE_LIMITE]
- Équipe et disponibilités : [EQUIPE_DISPONIBLE]
- Contraintes connues (budget, outils, validations obligatoires) : [CONTRAINTES]
## Ta mission
1. **Clarification** : si l'objectif ou le livrable est ambigu, pose-moi 3 questions maximum avant de découper. Sinon, reformule l'objectif en une phrase mesurable.
2. **Découpage en 3 niveaux** :
- livrables intermédiaires (ce qu'on peut montrer) ;
- étapes pour chaque livrable ;
- tâches de 4 heures maximum, commençant par un verbe d'action.
3. Pour chaque tâche : estimation (en heures), responsable suggéré, dépendance éventuelle (« après la tâche… »).
4. **Jalons** : 3 à 5 points de contrôle avec une date et un critère vérifiable de réussite.
5. **Chemin critique** : les tâches qui retardent tout le projet si elles glissent.
6. **Risques** : les 3 principaux et une parade pour chacun.
7. **Première action** : la tâche à faire dans les 24 heures.
## Contraintes
- Ajoute 20 % de marge aux estimations et dis-le.
- Si le projet ne tient pas dans le délai avec l'équipe indiquée, dis-le clairement et propose de réduire le périmètre.
## Format
Tableau (livrable, étape, tâche, durée, responsable, dépendance), puis jalons, chemin critique et risques en listes. Le tableau doit pouvoir être collé dans un tableur ou un outil comme Trello ou Notion.
